Créer une liste déroulante sur Excel

Utiliser une liste déroulante dans un fichier Excel s'avère bien utile lorsque l'on doit entrer souvent une même valeur ou lorsque l'on souhaite qu'un collaborateur remplisse un fichier en respectant certaines valeurs. Voici ce qu'on va tenter d'obtenir ici :

Liste déroulante sur Excel

Création de la liste de valeurs

Je vais prendre ici l'exemple de clients que l'on souhaite affecter à un ou une chargée de clientèle. 7 commerciaux sont actuellement en poste.

La première étape consiste à saisir la liste des entrées (=des valeurs) que je souhaite voir apparaître dans la liste. Je vous conseille pour cela de créer un nouvel onglet dans lequel vous entrerez ces données.

Liste de valeurs

Pour des raisons pratiques, je vous conseille vivement de trier vos données, par ordre alphabétique par exemple.

Liste de valeurs triées

Donnez un nom à votre liste de valeurs

Nouveau conseil : nommez cette liste de valeurs. Pour ce faire, rien de plus simple, sélectionnez l'ensemble des valeurs, puis dans le champ du dessus (là où s'affiche A1 dans la capture d'écran ci-dessus), entrez un nom pour cette liste. Je remplace donc ici A1 par commerciaux. Validez en appuyant sur Entrée.

liste-valeurs-triee-renommee

Créez maintenant la liste déroulante

Revenez sur le premier onglet, placez vous dans la première cellule dans laquelle vous souhaitez faire apparaître la liste, puis dans le menu Données, onglet Outils de données, cliquez sur Validations des données/Validation des données...

Excel Validation des données

Puis sélectionnez Liste.

Excel Création d'une liste déroulante

Entrez maintenant dans le champ Source = puis le nom de la liste. Ici =commerciaux.

Activation de la liste déroulante

Et validez en cliquant sur OK. Ça y est, votre liste déroulante est créée !

Liste déroulante créée

Pour faire en sorte que cette liste apparaisse désormais en B4 et B5, copier simplement B3 dans ces cellules, par exemple en étirant la cellule B3.

Copier la liste déroulante

Modifiez la liste déroulante ou ajoutez une valeur

Si vous souhaitez simplement remplacer une valeur, rien de plus simple. Modifiez le directement dans la liste. Si vous souhaitez ajoutez un nom, saisissez le à la suite de la liste (ici en A8), puis cliquez sur Formules, onglet Noms définis et cliquez sur Gestionnaire de noms.

Gestionnaire de noms Excel

Sélectionnez le nom concerné, ici commerciaux.

Modifier un nom sur Excel

Enfin, dans le champ Fait référence à, sélectionnez la nouvelle liste complète et cliquez sur OK.

Liste déroulante modifiée

La liste est mise à jour !!

Liste déroulante mise à jour

Le vrai plus de cette méthode est que vous n'aurez pas à modifier les cellules dans lesquelles vous avez entré la liste déroulante. A vous de jouer !

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